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【最速仕事術】効率が24倍アップ! 「脱マウス」の極意

【最速仕事術】効率が24倍アップ! 「脱マウス」の極意のイメージ

仕事が速い人もいれば、遅い人もいる。その違いを生むひとつが「マウスの使用頻度」だ。実は、仕事ができる人ほどパソコン操作でマウスを使用していないのだ。

今回は、『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』(ダイヤモンド社)の書籍の紹介から、マウスを使わずに仕事を効率化するポイントをおさえていきたい。

“脱マウス”で最大24倍のスピード差

本書が説く「脱マウス」とは、マウスを使わない状態のこと。段階的にマウスへの依存度を減らす「マウスダイエット」をし、最終的に脱マウスへ到達することを目標としている。著者で、ショートカット・Outlook研究家としてセミナー講師も務める森新(もり あらた)氏は、人事部で働き方改革を担当するなかで、キーボードの使い方の改善が業務生産性の大幅な向上につながることを発見したという。

なぜ、脱マウスが必要なのか? 著者はそのメリットについて、「(1)PC作業時の生産性が圧倒的に向上する(時短)」ことと、「(2)マウスが置きづらい場所でもストレスなく作業ができる」ことの2つを挙げている

(1)の時短効果は著しく、マウスを使わず、ショートカットキーを最大限に活用することで、「最低でも数倍、最大で24倍ものスピードの差がでる」という。これは著者の経験を元に語られており、セミナーなどで白紙のエクセルに九九表を作るというワークを100回程度行ったところ、もっとも速い人は30秒、一番遅い人は720秒(12分)でその差は24倍だった。そして、作業が速い人はすべての操作をキーボードで行っていた一方、遅い人は基本的にマウスを使っていたという。

実際にこのワークにトライし、自分が今どのレベルにいるか確認してはどうだろうか。「九九表を作ることはないから関係ない」と思うかもしれないが、この実例は日常の仕事の縮図である。著者の場合、1日あたり5,000クリックしていたのが、脱マウス化で1,000クリックまで減らすことができたという。仮に1クリックが0.5秒だとすれば、年間約120時間の時短だ

また、近年ではテレワークの普及が進み、いつでもどこでも働ける環境が整いつつある。このような働き方の多様性を活かす意味でも、(2)のマウスがなくても、どこでもパソコンを操作できるスキルはますます重要になってくるだろう。

脱マウスまでの4ステップ

ではどうしたら脱マウスを実践できるのか? 脱マウスをすぐに挫折してしまう人と、成功する人の違いは、「キーボードのキー自体への理解」だという。

ネット上には「覚えておきたいショートカットキー○選」などの情報も多くあるため意外かもしれないが、本書では単純暗記を推奨しておらず、「いきなり脱マウスをするのは危険」だという。電子メールソフトやブラウザーなどのアプリケーションソフト(以下、アプリ)やパソコンの機種によってキーの見た目やショートカットの組み合わせは変わるため、より体系的で、応用がきく覚え方が重要だ。

そのため、本書が教えてくれるのは、ショートカットの丸暗記方法ではなく、脱マウスまでの段階的なステップだ。著者は脱マウスへの4つの極意として、次の項目を挙げている。

脱マウスへの4つの極意
Point1 キーのマークの意味を理解する
Point2 キーボードの構造を理解する
Point3 キーの役割を理解する
Point4 キーを頭文字やイメージで理解する

一部の内容を抜粋して見ていこう。

Point1:キーのマークの意味を理解する

一例として、[Tab]を見ればわかりやすい。機種によって見た目は違うが、大抵の[Tab]キーには、上に左矢印、下に右矢印がついている。

操作するアプリによって動きは異なるが、[Tab]を押すと右方向に、[Shift]とあわせて押すと左方向に、セルやカーソルの選択個所が移動する。ショートカットキーは組み合わせで使う場合がほとんどのため、各キーの大枠の意味を理解しておくことも重要だ。

Point3:キーの役割を理解する

一般的にはあまり使われていないが、実は重要な役割を持つキーが8つある。たとえばキーボードの左上にある[Esc]。著者によれば、[Esc]を使いこなしている人はとても少ないが、アプリによる設定画面やメッセージ画面などを閉じる働きなどがあり、汎用できるキーのひとつだ。なお、ポップアップした画面だけを閉じる設計になっているため、[Esc]を押してもアプリ自体が終了する心配はない。

その他の実は重要なキーと、主な役割は以下だ(図1)。詳細は書籍で確認してほしい。

図1:あまり使われないが、実は重要な8つのキー

図1:あまり使われないが、実は重要な8つのキー

『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』から編集部作成

「意味や目的を正しく理解していない」というキーもあったかもしれない。まずは、キーボードの基本的な意味を理解し手を動かしていくことで、結果的に遠回りをせずに、無理なくショートカットキーを覚えることができるだろう。

効率的にショートカットキーを覚えるコツ

ショートカットキーはファンクションキーなど単一で実行できるものもあるが、混乱するものの多くは、2つ以上のキーの組み合わせだろう。本書ではキーを組み合わせるときに使う[Ctrl][Shift][Windows][Alt]を母体キーと呼び、これにはある程度共通する、基本的な使い分けの法則がある(図2)。

図2:主な母体キーの種類と使い分け

図2:主な母体キーの種類と使い分け

『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』から編集部作成

ショートカットキーを使いこなすためのホームポジションは、母体キーを押しやすい位置に指を置くことだという。おすすめは、左手の親指は[Alt]の近くに置き、中指を[Tab]のあたりに置く配置(図3)。[Alt]+[Tab]を押すと開いているウィンドウ一覧が表示され、[Alt]を押しながら[Tab]を押すたびに最前面に出すウィンドウを切り替えることができる。

図3:ショートカット用のホームポジション

図3:ショートカット用のホームポジション

出典:『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』

「直前に見ていた資料と現在の資料を見比べる」というようなケースは、日常茶飯事だ。そのため、組み合わせで使用する頻度の高い、これらのキーの上に指をセットしておくことで、時短を叶えることができるだろう。本書では、母体キーとの組み合わせなどが視覚的にわかる「ショートカットキーMAP」も紹介されており、体系的な理解を助けてくれる。

【実践】マウスを使わずにメールを送信する

では、ここまで本書から学んだ考え方を活かし、マウスを使わずにメールで共有ドライブにあるファイルのパス(保存場所)を共有するまでの流れを考えてみよう。まず、Outlookの受信トレイを開いている状態で、最前面のアプリを操作する[Ctrl]+[N]を押すと、新しいメールの作成画面がでてくる(図4)。[N]は「New Item」と覚えると良いだろう。

図4:新しいメールの作成画面を開く

図4:新しいメールの作成画面を開く

『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』から編集部作成

宛先を入力したら、CCや件名に続く欄を入力したい。ここで、キーボードに慣れていない人であればマウスを使うだろうが、[Tab]を押すとキーだけで欄を移動することができ、[Shift]+[Tab]で前の欄に戻ることができる(図5)。

図5:入力欄を移動する

図5:入力欄を移動する

『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』から編集部作成

最後に、ファイルのパスの共有方法だ。ドライブをパソコンに同期している人であれば、[Windows]と「Explorer」の頭文字の[E]を押すと、ファイルのエクスプローラーが開く。対象のファイルを選択し、[Shift]+アプリケーションキーを押すと、マウスで右クリックするより多くの項目が表示され、その中にある「パスのコピー」という項目を選択するとコピーができる(図6)。

図6:ファイルのパスをコピーする

図6:ファイルのパスをコピーする

『脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック』から編集部作成

あとは[Alt]+[Tab]でメール画面に戻り、本文に[Ctrl]+[V]で貼り付ける。入力し終えたら、[Shift]+[Tab]で送信ボタンまで戻り、[Enter]を押して送信完了だ。機種や設定によって操作方法が異なる場合があるためこの方法はあくまで一例だが、マウスを使わずに一連の作業ができることが実感できたのではないだろうか。

さらに、『脱マウス』上級者をめざすために

ここまでのポイントをおさえることができれば、さらなる業務効率化を図り、脱マウスの上級者をめざしたい。注意したいのは、場合によってはマウスを活用する方が、速度アップにつながることもあるということだ。

たとえば、ブラウザーやプレゼンテーション用のアプリでは、操作に必要な文字やボタンなどが随所にある。そのような場合は、左手でキー操作を行い過度なマウス依存を下げつつ右手でマウスも使うという、「マウスダイエット」の方が、トータルで見れば効率的だという。重要なのは、結果的にそれが仕事の効率につながっているかどうかだ。

著者は、「ホワイトカラーの働き方改革」とは「指の働き方改革」あってこそと説く。ビジネスパーソンの全労働時間のうち、パソコン作業にかかる時間が相当な割合を占めている現状を考えれば、パソコン作業でもっとも“労働”している指の使い方を見直すことが、ひいては当人の働き方改革につながってくる。早速、日々の仕事に取り入れてみてはいかがだろうか。

脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック

■書籍情報

書籍名:脱マウス最速仕事術 年間120時間の時短を実現した50のテクニック

著者 :森 新(もり あらた)
ショートカット・Outlook研究家。1988年高知県生まれ。北海道大学工学部を卒業後、サントリーフーズ株式会社に入社。サントリーグループ内にて、営業や管理系部門を経て現在新規事業に携わる。自らの働き方改革に取り組むなかで、PCスキル獲得による業務生産性の大幅向上の余地を発見。ライフワークとして研究を重ね、独自にノウハウを蓄積。研究したノウハウをスキルシェアサイト「ストアカ」を通じて発信したところ、個人だけでなく法人からも講演オファーを受ける大人気講師に。最高ランクとなるプラチナバッジを獲得。本書の内容のベースとなるショートカットキーのセミナーの満足度は、97%と極めて高い評価を受けている。また、メディアからの注目度も高く、FNN系列「Live News α」や日本テレビ系列「マツコ会議」など、数々のメディアに取り上げられている。著書に、『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)がある。

出版社:ダイヤモンド社

※本データはこの書籍が刊行された当時に掲載されていたものです。

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